Telefoon

Apollo Verhuizingen, Opslag en Archiefbeheer
Scharenburg 8
1046 BB Amsterdam
Telefoon: 020 411 34 24

EnglishPrefer English?

Archiveren: 7 tips voor een overzichtelijk papieren archief

Tips voor archiveren

Archiveren behoort niet tot de standaard werkzaamheden van de meeste mensen, zeker niet tot de meest geliefde en zal dus vaak als sluitpost op een to-dolijst terechtkomen. Zo'n klus voor "eind van de week", of voor "als het even iets minder hectisch is". Maar eind van de week lokt het weekend net iets harder, en minder hectische momenten zijn even zeldzaam als het winnen van de miljoenenloterij.

7 tips om van een noodzakelijk kwaad een (bijna) prettige activiteit te maken. 

1. Zorg voor een logische indeling

Uit onderzoek is gebleken dat de belangrijkste reden voor de lage populariteit van archiveren in het beslissingsproces ligt. Waar het van sommige documenten overduidelijk is in welke map ze thuishoren, wordt er bij andere oeverloos getwijfeld en nog even opzij gelegd (zet voor de grap eens een kruisje in de kantlijn van een document elke keer dat het door uw handen gaat – hoe lang voordat het eruit ziet als een rijkgevulde krentenmik?). Die twijfel betreft niet zozeer de vraag waar het  document opgeborgen moet worden, maar vooral of het ooit ook weer (snel) teruggevonden kan worden.

2. Grote brokken eerst

Maak van de meest voor de hand liggende onderwerpen en projecten hoofdcategorieën, bijv. administratie, projecten, ondernemingszaken, etc., en gebruik voor elk van die onderwerp een aparte map (of een la of kastplank bij omvangrijke projecten).

3. Verfijn, maar niet te veel

Subcategorieën moeten de vindbaarheid vergroten in plaats van compliceren. Wat vandaag een logisch sub-onderwerp lijkt om iets te archiveren, kan u volgende maand de wenkbrauwen tot in de haargrens doen optrekken. Soms is minder meer. Uw administratie in maanden opdelen is logisch, maar om daarbinnen verder te verfijnen naar de verschillende boekingsposten is in een kleine organisatie niet echt nodig en kost alleen maar meer tijd. Uiteraard is een archiefonderverdeling afhankelijk van de grootte van archief en organisatie evenals van het archiveringssysteem (de metadata), maar ga selectief te werk.

4. Alfabetische volgorde

De categorie "diversen" is in veel kasten vaak die uitpuilende map (of mappen), waarin het felbegeerde document meestal ergens onderop ligt.  Voor deze categorie is  sortering op alfabet een echte aanrader. De brief over de veranderde gemeentelijke huisvuiltijden is dan makkelijk teruggevonden. Is het niet onder de G(emeente), dan levert de H(uisvuil) of hooguit nog een keer kijken onder de V(uilnis) snel het gewenste resultaat op.

Tip: als een archief niet al te groot is, bijvoorbeeld in een eenmanszaak of op een niet veel documenten producerende afdeling, dan is sortering uitsluitend op alfabet een zeer aan te raden archiveringsvorm.

5. Materiaal

Goed werkmateriaal maakt een archiefklus niet alleen een stuk aantrekkelijker (uit elkaar vallende mappen, smoezelige tabjes en 4x doorgestreepte etiketten zijn niet erg uitnodigend); het geeft ook een verzorgde indruk om met zo'n map bij uw klant of manager op gesprek te komen. En het is toch veel leuker om documenten toe te voegen aan uniforme mappen die allemaal keurig in het gelid in een kast of la staan of hangen?

6. Duidelijke labeling

Alhoewel dit deels in dezelfde categorie valt als goed materiaal, toch een aparte vermelding waard. Gescheurde etiketten of gekreukte vodjes in de hangmapruitertjes met vervaagde of amper leesbare teksten zijn niet bevorderlijk voor de overzichtelijkheid van het archief. Investeer in een labeler of gebruik vellen met etiketten voor de laserprinter.

Tip: kopieer de teksten die u op de labels drukt even naar een Excel-document. Zo krijgt u een digitaal overzicht van alle mappen in het archief. Dat is extra handig bij gebruik van zoeksoftware zoals Google Desktop of Evernote. Als alle archiefonderwerpen in één Excel spreadsheet staan, kan zo'n zoekfunctie ze ook snel weer vinden.

7. Ruim eens per jaar het archief op

Een goed bijgehouden archief vraagt niet veel tijd bij de jaarlijkse opschoning. Zo’n terugkerende activiteit bevordert ook dat u de rest van het jaar met een gerust hart kunt archiveren, zonder het gevoel dat uw documenten in een bodemloze put verdwijnen.

8. Besteed het uit

Een achtste tip, voor als u met een groot archief werkt dat eigenlijk niet meer te hanteren is, en/of als u niet de tijd hebt voor de broodnodig opschoning van jarenlang verzamelde documenten, of als u er domweg de ruimte of mankracht niet meer voor hebt: besteed het uit. Er zijn gespecialiseerde bedrijven, zoals Apollo Archief- en Documentbeheer, die u heel veel van dit tijdrovende, secure, vaak monotone maar oh zo belangrijke werk uit handen kunnen nemen. U bepaalt de parameters en houdt het overzicht, wij doen het voetenwerk. En als u daar toch over nadenkt: waarom niet een deel van uw archief meteen digitaliseren? Dan heeft u er ook vanaf uw werplek onmiddellijk toegang toe.

Meer weten? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over een bij uw organisatie passende maatoplossing.

 

Klanten vertellen

Geen vraag is te veel

Irma uit IJsselstein (bedrijf): "Prima samenwerking, begripvol en zeer meedenkend. Geen vraag is teveel, geen oplossing te apart."

Klantenbeoordelingen

Tips & nieuwtjes