Telefoon

Apollo Verhuizingen, Opslag en Archiefbeheer
Scharenburg 8
1046 BB Amsterdam
Telefoon: 020 411 34 24

EnglishPrefer English?

Interne communicatie bij bedrijfsverhuizingen

Interne communicatie bij bedrijfsverhuizingen

Een nieuw pand, een andere inrichting, een mijlpaal voor elk bedrijf. Een kans bij uitstek om met een schone lei te beginnen en bijvoorbeeld een nieuw automatiseringsproces te implementeren, een beleidswijziging in gang te zetten, of een nieuwe huisstijl te introduceren. Qua communicatie leent de gelegenheid zich heel goed om het bedrijf in de schijnwerper te zetten via informatieverstrekking aan externe partijen, en intern om medewerkers zo goed en zo vroeg mogelijk te betrekken bij en te begeleiden in het veranderingsproces dat nou eenmaal inherent is aan een verhuizing.
Ondanks deze kansmomenten is communicatie vaak een van de laatste onderdelen waar aandacht aan wordt besteed bij een bedrijfsverhuizing. In dit artikel een aantal handvatten voor de opzet van een gestructureerd interne communicatie-traject. 

Communicatieplan

Zodra de beslissing voor een nieuw onderkomen is genomen, is het zaak om een communicatietraject uit te stippelen: wat wordt wanneer, hoe en aan wie gecommuniceerd? 
Wat is de communicatiedoelstelling intern: zuiver informatief eenrichtingsverkeer, of wordt ook inbreng van medewerkers gevraagd? Is de bedrijfsverhuizing ingegeven door groei, of door inkrimping? Oftewel: is het louter informatie over het herhuisvestingstraject, of zijn er gevolgtijdelijke, verstrekkende wijzigingen die ook gecommuniceerd moeten worden? Een doordacht communicatieplan voorkomt enerzijds onrust en onzekerheid bij medewerkers en kan anderzijds de goodwill kweken die nodig is om dit ingrijpende proces als team tot een goed einde te brengen. De meeste mensen waarderen het als ze betrokken worden bij de plannen voor nieuwe herhuisvesting en het gevoel krijgen dat er rekening gehouden wordt met hun eigen ideeën. Een goed doordachte 'internal branding' kan de beleving van het bedrijf als merk verhogen, met positieve gevolgen voor de werksfeer en de mate waarin medewerkers trots zijn op hun organisatie.

Inhoud communicatie

Als de herhuisvesting een verhuizing naar een nieuw pand betreft, willen medewerkers natuurlijk weten waar het zich bevindt, hoe het eruit ziet, hoe de indeling gaat worden en waar hun bureau of flexplek straks komt te staan. 
Behalve de locatie van het pand zelf zijn zaken als openbaar vervoer, reistijd, bereikbaarheid, parkeerplaatsen en fietsenstalling onderwerpen om over te informeren. Worden er op andere gebieden veranderingen doorgevoerd, laat dan de betreffende afdelingen of managers aangeven welke informatie daarover moet worden gecommuniceerd. 
Planning en timing van het gehele proces zijn uiteraard ook belangrijk om optimaal gecommuniceerd te worden. 
Zijn er medewerkers of afdelingen die bovengemiddeld geraakt, belast of betrokken worden, informeer die dan separaat.

Welke middelen voor interne communicatie

De keuze van de te gebruiken kanalen is afhankelijk van het gewenste effect en de aard van de boodschap. E-mail of intranet lenen zich prima voor algemene mededelingen, maar zijn wellicht te vluchtig voor andere informatie. Een speciale verhuisnieuwsbrief sorteert meer effect, de praktijk wijst uit dat die door iedereen gelezen wordt. Herhuisvesting is een aangelegenheid die immers iedereen aangaat.
Als betrokkenheid van de medewerkers in het spel is, kan gedacht worden aan een enquête, prijsvraag of ideeënbus. Bij grotere bedrijven is het instellen van een verhuisgroep met representanten van verschillende afdelingen een overweging.
De presentatie van bouwtekeningen, inrichtingsplannen, indelingstekeningen, of eventuele maquettes, verdienen een aparte bijeenkomst waar een feestelijk tintje aan gegeven kan worden. Denk ook aan een prikbord en uitstallingstafel op een centrale plek in het gebouw, waar tekeningen, mededelingen, folders of misschien zelfs een 3D-presentatie inzichtelijk en beschikbaar zijn voor zowel de eigen medewerkers als bezoekers.
Een gezamenlijk bezoek aan het nieuwe pand (tijdens de (ver)bouw(ing)) wordt ook altijd zeer gewaardeerd door medewerkers, verhoogt hun betrokkenheid en maakt dat het hele proces meer gaat leven. Uitpakken van de verhuisdozen op de vrije zaterdag wordt zo minder als een straf ervaren, zeker als die dag wordt afgesloten met een housewarming-party.

Kortom: kansen te over in de aanloop naar een nieuw of aangepast bedrijfsonderkomen om de band tussen en met medewerkers te verstevigen en zo uw belangrijkste werkkapitaal een positieve stimulans te geven.

juni 2014

Klanten vertellen

Atijd tevreden

M.R.O. uit Amsterdam (particulier): "We hebben de afgelopen jaren een paar keer verhuisd met Apollo en altijd naar volle tevredenheid."

Klantenbeoordelingen

Tips & nieuwtjes