Telefoon

Apollo Verhuizingen, Opslag en Archiefbeheer
Scharenburg 8
1046 BB Amsterdam
Telefoon: 020 411 34 24

EnglishPrefer English?

Verplicht digitaal procederen voor bedrijven

Dossiers digitaliseren

Vanaf 2015 is het voor bedrijven en advocaten verplicht om digitaal te procederen. Papieren dossiers gaan in de ban, en alle partijen kunnen hun zaak alleen nog inzien op het beeldscherm van een vaste of mobiele informatiedrager. Wat zijn nou precies de voordelen en wat heeft het voor u als bedrijf voor consequenties? Apollo zette de hoofdlijnen voor u op een rij.

 
Veiligheid

Papieren dossiers zijn bewerkelijk en riskant. Ze kunnen zoekraken, nat worden, of uit iemand's koffertje vallen. Digitale opslag geeft de zekerheid van permanente beschikbaarheid, zeker vanwege de aanwezigheid van (meerdere) back-ups op verschillende locaties. Geen rondslingerende procesdossiers, achtergelaten aktetassen vol delicate documenten, of op cruciale momenten onvindbare papieren meer. Ook de privacy van cliënten wordt hiermee beter gewaarborgd.

 Snelheid

Digitale dossiers zijn sneller te raadplegen. Niet alleen achter zijn bureau, maar ook ter zitting hoeft een advocaat voor het vinden van een belangrijke passage in een lijvig bewijsstuk niet langer door stapels pagina's heen te bladeren. Het ingeven van een relevant zoekwoord brengt hem in luttele seconden bij de gezochte tekst.
Een andere, belangrijke vorm van tijdwinst zit 'm in het feit dat teksten uit bewijsstukken die in het vonnis moeten worden verwerkt, niet langer overgetypt hoeven te worden. Met 'kopiëren en plakken' wordt dat nu een fluitje van een cent.

Toegankelijkheid

Digitale opslag betekent ook dat er eenvoudig informatie gedeeld kan worden met alle betrokkenen. Via een digitaal dossier op het webportaal “Mijn Zaak” van www.rechtspraak.nl, kunnen partijen straks elke stap in de gerechtelijke procedure volgen. Partijen hoeven geen lijvige kantoordossiers meer te kopiëren en mee te slepen om ook thuis aan een zaak te kunnen werken, inclusief het risico dat het toch net niet helemaal compleet is, of dat de meest recente wijziging toch nog ontbreekt.

Beraadslaging tijdens een reces in een zitting wordt efficiënter omdat betrokkenen met een mobiel apparaat allemaal kunnen meekijken in de betreffende stukken.
En ook zit er een meerwaarde in de mogelijkheid om ter zitting snel relevante foto's en videofragmenten aan de relevante partijen te kunnen laten zien.

Kostenbesparing

Advocaten zijn gemiddeld 1,5 uur per dag bezig met het doorlezen van documenten op zoek naar bepaalde informatie. De tijdbesparing die elektronisch zoeken in digitale dossiers oplevert, werkt ook door in het voordeel van de kostenkant. Advocaten kunnen weer meer tijd spenderen aan hun cliënten, en daardoor gerichter en transparanter declareren. Prettig voor beide partijen.

Gevolgen voor bedrijven

Kortom, de voordelen van 'de digitale rechter' zijn talloos. Voor u als bedrijf betekent het dat u, als u in een gerechtelijke procedure terechtkomt (als eiser of als gedaagde), al uw relevante documenten digitaal moet aanleveren. In het ongunstige geval betekent dat: zoeken in ordners of hangmappen, verzamelen, ordenen, scannen, coderen, en verzenden.
In het gunstige geval hebt u uw archief al gedigitaliseerd en scheelt u dat veel tijd, zoeken en hoofdpijn in een situatie die per definitie al nooit verkwikkelijk is. 

Misschien is het vooruitzicht van het verplichte digitale juridische tijdperk een aanmoediging om een start te maken met het digitaliseringsproces. (Wij helpen u daar natuurlijk graag bij, kijk ook eens rond op Apollo Archief- en Documentbeheer, of neem meteen contact met ons op.)

De uiteindelijke doelstelling van de invoering van een vereenvoudigde basisprocedure voor civiele rechtszaken is het drastisch verlagen van de doorlooptijden in de rechtsspraak (een handelszaak met verweer van de tegenpartij, duurt nu gemiddeld 61 weken, ruim boven de doorlooptijd die de rechtsspraak zelf als norm hanteert).
Overigens is digitale procesvoering voorlopig alleen voor bedrijven verplicht. Eerst moeten alleen bedrijven die zich laten vertegenwoordigen door een advocaat hun stukken digitaal aanleveren. Later moeten ook kleinere bedrijven verplicht op digitale documenten overstappen. Burgers zonder advocaten mogen hun stukken blijven aanleveren in papieren vorm.

Klanten vertellen

Topper

J.H.B. uit Wognum (particulier): "Snel, handig en zonder mopperen verhuizen! Topper!" 

Klanten beoordeling

Tips & nieuwtjes